Trích xuất các chú thích trong Excel

Trong Excel, để bảng tính của bạn được rõ ràng hơn, bạn thường sử dụng cách chèn Comment vào (Insert > Comment). Và khi giao bảng tính này cho người khác, nếu họ muốn xem các chú thích của một ô nào đấy thì phải rê chuột đến góc phải của ô đó. Nếu bảng tính của bạn có rất nhiều sheet với hàng trăm đoạn chú thích khác nhau và bạn muốn xem trước để nắm rõ thì thực hiện theo cách nói trên là khá vất vả. Chính vì vậy mà Excel Extract Comments ra đời, giúp bạn trích tất cả các chú thích và ghi ra thành một bảng riêng để dễ xem trước.

Sau khi cài đặt và kích hoạt, từ giao diện làm việc chính, bạn hãy bấm vào tùy chọn Add Excel File(s) rồi chọn các bảng tính, hoặc bấm vào tùy chọn Add All Excel Files In Folder để chèn cả thư mục có chứa toàn bộ các bảng tính cần trích xuất. Danh sách các file bảng tính này sẽ được thể hiện thành một bảng danh sách ở khung thoại Excel File(s).

Bạn có thể sử dụng thao tác kéo thả để sắp xếp thứ tự ưu tiên cần trích xuất, bấm đôi để loại bỏ một bảng tính trong danh sách chờ xử lý. Sau đó bấm vào Extract để bắt đầu cho việc trích xuất tất cả các chú thích và liệt kê trên một bảng tính hay một văn bản riêng.

Kết quả trích xuất sẽ hiển thị ngay ở cột Cells (tương ứng với số cột ở bảng tính) và nội dung ghi chú sẽ hiển thị ở cột Value. Để lưu lại kết quả của các chú thích này theo dạng báo cáo để sử dụng về sau, bạn có thể bấm vào tù chọn Save Results As List (lưu theo dạng text) hoặc Send Results to Blank Workbook (lưu kết quả thành một bảng tính Excel báo cáo chi tiết mới).

Lưu ý: nếu sử dụng chương trình để trích xuất ghi chú trong nhiều bảng tính khác nhau cùng lúc, bạn cần quan sát kỹ thứ tự ưu tiên trong danh sách trích xuất, rồi quan sát cột Cell tương ứng bên dưới để biết chính xác đoạn ghi chú nào là ở bảng tính nào. Nếu số lượng ghi chú cũng như bảng tính nhiều, bạn nên trích xuất riêng từng bảng tính để tránh sai sót có thể xảy ra.

Excel Extract Comments có dung lượng 790KB, tương thích mọi windows và phiên bản Excel 2000 trở lên, tải về từ địa chỉ http://tinyurl.com/5vlr68

Theo LBVMVT - 263